Trong Web3, nơi tràn ngập các cuộc họp hàng ngày, làm cách nào để cải thiện hiệu quả cuộc họp của bạn? ｜Đối thoại chuyên sâu

Tiêu đề gốc: "Khoa học đáng ngạc nhiên đằng sau cách nâng tầm cuộc họp của bạn - Steven Rogelberg"
Khách: Steve
Tiêu đề gốc: zhouzhou, Ismay, BlockBeats

Lưu ý của biên tập viên: Lấy Token2049 vừa kết thúc làm nền, điều này dẫn đến thảo luận về cách nâng cao hiệu quả của các cuộc họp, đặc biệt khi nội dung cuộc họp thường xuất hiện dư thừa. Hy vọng rằng, chương trình nghị sự cuộc họp thực sự tuyệt vời sẽ được trình bày dưới dạng các vấn đề cần giải quyết nhằm nâng cao ý thức về mục đích và sự gắn kết của người tham gia. Đồng thời nhấn mạnh người tham gia phải phù hợp với chủ đề thảo luận để tránh ảnh hưởng đến hiệu quả do có quá nhiều người tham gia. Một bầu không khí họp tốt không thể tách rời khỏi sự hướng dẫn tích cực của người lãnh đạo. Họ cần chú ý đến sự năng động của nhóm và thúc đẩy sự trao đổi, va chạm của các quan điểm khác nhau. Ngoài ra, các cuộc họp trực tiếp thường xuyên cũng là một công cụ quan trọng để cải thiện sự gắn kết và giữ chân nhân viên, đặc biệt nếu người quản lý có thể lắng nghe và hiểu nhu cầu của nhân viên. Nhìn chung, việc nâng cao chất lượng các cuộc họp nên tập trung vào mục đích chính, thiết kế cơ cấu, lựa chọn người tham gia và cơ chế phản hồi để đảm bảo rằng mỗi cuộc họp đều mang lại giá trị đáng kể.

Tóm tắt các vấn đề thảo luận cốt lõi:

· Sự cần thiết của các cuộc họp và chìa khóa thành công của các cuộc họp

p>

· Tần suất họp và sắp xếp chương trình nghị sự

· Tâm lý của người quản lý và những người tham gia

· Tính kịp thời của cuộc họp và tóm tắt phản hồi

· Hình thức họp và tầm quan trọng của các cuộc họp trực tiếp

·Mối quan hệ giữa hướng dẫn và phản hồi

Sự cần thiết và mục đích của các cuộc họp

Người điều hành: Thực sự có rất nhiều cuộc họp Hiện nay ? Có lẽ có hơn 100 triệu cuộc họp được tổ chức mỗi ngày ở Hoa Kỳ, một số cuộc họp thành công, trong khi những cuộc họp khác lại kém lý tưởng. Hãy cùng khám phá cách cải thiện cuộc họp ngay hôm nay. Steve, bạn có đến Oslo dự hội nghị này không?

Steve: Đúng vậy, đây là hội nghị mà tôi luôn muốn tham dự.

Người điều hành: Bạn bắt đầu quan tâm đến các hội nghị như thế nào?

Steve: Thật ra thì tôi không thể giải thích rõ ràng chỉ là vì ngày nào cũng có họp hành, nhưng mà. Tôi luôn cảm thấy không có bất kỳ cảm giác thành tựu nào, điều đó làm tôi thất vọng. Cảm giác này có phổ biến ở vô số người đang đi làm không? Câu trả lời là có, những ngày họp hành mệt mỏi.

Người điều hành: Chìa khóa cho một cuộc họp thành công là gì?

Steve: Những cuộc họp thành công có một số yếu tố then chốt. Đầu tiên là mục tiêu rõ ràng. Nghiên cứu cho thấy rằng những cuộc họp tốt nhất là Một. Điểm chung của tất cả các chủ nhà là họ coi mình là người quản lý thời gian của người khác. Khi nghĩ như vậy, bạn sẽ có chủ ý hơn về cách lựa chọn, thiết kế, dẫn dắt và kết thúc cuộc họp của mình. Chúng tôi thường duy trì ý thức quản lý này khi gặp gỡ các bên liên quan chính nhưng có xu hướng nới lỏng tiêu chuẩn này khi gặp gỡ các nhóm hoặc đồng nghiệp. Chúng ta sẽ thảo luận xem ý thức về mục đích này thể hiện như thế nào trong những lựa chọn cụ thể.

Tần suất và hình thức cuộc họp

Người điều hành: Vậy khi nào cuộc họp nên được tổ chức ?

Steve: Các cuộc họp nên được tổ chức với mục đích rõ ràng và đòi hỏi sự tương tác và tham gia.

Người điều hành: Chúng ta có nên lên lịch họp thường xuyên, chẳng hạn như thứ Hai hàng tuần không?

Steve: Có thể sắp xếp thế này nếu có lý do chính đáng, nhưng không nên làm thế chỉ không còn thói quen nữa. Chúng ta nên thận trọng hơn và đảm bảo chỉ lên lịch họp khi thực sự cần thiết.

Người điều hành: Khi nào bạn nên gửi email?

Steve: Một số email thực sự có thể được chuyển thành cuộc họp, trong khi một số cuộc họp có thể được thay thế bằng email. nằm ở nội dung có cần tương tác hay không. Nếu nội dung yêu cầu sự tham gia thì cuộc họp là hình thức lý tưởng. Hãy thảo luận về cách tiếp cận kỹ thuật có liên quan chặt chẽ đến chương trình họp. Tất cả chúng ta đều biết tầm quan trọng của việc lập lịch trình và tôi muốn đề xuất một phương pháp thay thế để giúp bạn xác định khi nào nên tổ chức cuộc họp và khi nào không.

Thay vì liệt kê chương trình làm việc như những chủ đề để thảo luận, hãy coi chúng như những câu hỏi cần được trả lời. Bằng cách sắp xếp chương trình làm việc dưới dạng câu hỏi, bạn cần dừng lại và thực sự suy nghĩ: Tại sao tôi lại có cuộc họp này?

Bằng cách này, bạn sẽ biết rõ hơn ai là người tham gia chính trong cuộc họp vì họ có liên quan chặt chẽ đến các vấn đề. Nó cũng cho phép bạn đánh giá tốt hơn liệu cuộc họp có thành công hay không - nếu các câu hỏi được trả lời thì cuộc họp đã thành công. Nếu bạn không thể nghĩ ra bất kỳ vấn đề nào thì có lẽ không cần phải họp.

Họp thành phần tham dự, quy mô, thời gian, tóm tắt toàn bộ quá trình hoàn tất

Người điều hành: Tâm lý của người quản lý là gì?

Steve: Điều này có nghĩa là tôn trọng thời gian của mọi người khi bạn mời họ tham dự cuộc họp. Khi bạn có tâm lý quản lý này, bạn sẽ đưa ra những lựa chọn cẩn thận hơn, đảm bảo rằng việc đầu tư vào thời gian họp là có giá trị và khiến mọi người cảm thấy đó không phải là một sự hao tổn mà là một lợi ích.

Người điều hành: Ai nên tham dự cuộc họp?

Steve: Những người tham dự cuộc họp phải là những người có thể trả lời những câu hỏi quan trọng. Trong thời gian đại dịch, chúng tôi thường mời nhiều người ngẫu nhiên tham dự để không ai cảm thấy bị bỏ rơi. Mong muốn tăng quy mô các cuộc họp này xuất phát từ ba yếu tố: thứ nhất, mong muốn có thiện chí để thu hút sự tham gia của tất cả mọi người; thứ hai, sự lười biếng và vô tình chiếm hết lịch của người khác; và thứ ba, sự bất an, đặc biệt là khi làm việc từ xa, các nhà lãnh đạo thiếu. sự tự tin của ban quản lý, do đó họ thể hiện sự hiện diện của ban quản lý bằng cách tăng số lượng người tham gia các cuộc họp.

Người điều hành: Quy mô cuộc họp lý tưởng là bao nhiêu?

Steve: Tùy thuộc vào mức độ tương tác bạn muốn đạt được, nếu bạn thực sự muốn tạo ra sự tương tác, hơn 8 mọi người Việc này rất khó khăn và người dẫn chương trình phải có kỹ năng hướng dẫn giỏi.

Người điều hành: Cuộc họp nên kéo dài bao lâu?

Steve: Bạn nên cố gắng giữ nó trong khoảng thời gian cần thiết, nhưng thời gian họp thường bị lấp đầy. Đây là Định luật Parkinson, công việc sẽ mở rộng theo thời gian được phân bổ. Nếu cuộc họp được lên lịch kéo dài 60 phút thì toàn bộ 60 phút đó sẽ được sử dụng. Tuy nhiên, chúng ta có thể khai thác nguyên tắc này. Nếu bạn rút ngắn cuộc họp xuống còn 25 phút, bạn thực sự có thể hoàn thành công việc. Nghiên cứu cho thấy rằng nếu bạn giảm bớt khoảng 5 phút so với thời gian họp đã lên lịch, bạn sẽ tạo ra căng thẳng tích cực, tăng sự tập trung và nhóm của bạn hoạt động tốt hơn.

Người điều hành: Việc ghi lại cuộc họp cho những người không thể tham dự có hữu ích không?

Steve: Đúng vậy, việc ghi lại các cuộc họp giúp những người vắng mặt cảm thấy ổn.

Người điều hành: Làm thế nào để cuộc họp hiệu quả và hấp dẫn?

Steve: Nó bắt đầu với việc thiết lập chương trình nghị sự và nhận thức về các mục tiêu. Một chương trình nghị sự theo định hướng vấn đề sẽ thu hút sự tham gia của người đọc. chú ý. Nghiên cứu khoa học cho thấy tâm trạng của người chủ trì cuộc họp là yếu tố dự báo tốt nhất về không khí cuộc họp. Nếu người thuyết trình có tâm trạng không tốt, tâm trạng này có thể ảnh hưởng đến sự tham gia chung của cuộc họp và sự cởi mở với những ý tưởng mới. Vì vậy, cuộc họp phải bắt đầu một cách tốt đẹp.

Người điều hành cần nhận thức được rằng họ là người chủ trì cuộc họp. Họ cần chào đón những người tham gia, giới thiệu họ, bày tỏ lòng biết ơn và giúp mọi người chuyển từ trạng thái trước đây sang cuộc họp. Ví dụ: Tôi chưa nghe ý kiến của bạn, Ghosn, bạn nghĩ sao về điều này? Hoặc: Sandy, tôi biết bạn cũng đang làm công việc tương tự, bạn có thể chia sẻ được không? Bằng cách này, người điều phối có thể khuyến khích sự va chạm giữa các quan điểm khác nhau và tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi vào cuối cuộc họp.

Người điều hành: Bạn đã đề cập đến tầm quan trọng của xung đột trong các cuộc họp. Chúng ta có Ed Cattermole, người sáng lập Pixar, và ông ấy đã nhắc đến Steve Jobs. Ông từng sa thải hai thành viên hội đồng quản trị vì họ không bao giờ bất đồng quan điểm với ông trong các cuộc họp. Ông nói: “Nếu bạn không phản đối, bạn sẽ không đóng góp cho công ty”. Vậy làm thế nào để bạn tạo ra một môi trường nơi mọi người sẵn sàng bày tỏ những ý kiến khác nhau?

Steve: Tất nhiên chúng tôi hy vọng rằng sẽ có xung đột trong cuộc họp, nhưng nó phải là xung đột về ý tưởng, không xung đột về tính cách. Để tạo ra văn hóa xung đột ý tưởng kiểu này, trước tiên, các nhà lãnh đạo cần truyền đạt rõ ràng kỳ vọng của họ và khuyến khích kiểu xung đột ý tưởng này khi cuộc họp diễn ra. Ngoài ra, im lặng là một cách hiệu quả để tạo ra xung đột. Động não hoạt động tốt hơn nếu nhóm tương tác mà không có âm thanh, chẳng hạn như cùng nhau gõ một tài liệu. Bằng cách này, mọi người có thể đóng góp ý tưởng cùng lúc mà không bị ảnh hưởng bởi người nói trước, dẫn đến ý kiến đa dạng hơn.

Người điều hành: Làm thế nào để trở thành một người biết lắng nghe?

Steve: Lắng nghe có nhiều thành phần và chìa khóa của việc lắng nghe là quan tâm đến những gì người khác đang nói. Do đó, lắng nghe tích cực là việc thực sự tham gia vào những gì người khác đang nói và cố gắng hiểu những gì họ đang nói. Ví dụ: bạn có thể sử dụng các cách diễn đạt như "Giúp tôi hiểu" hoặc "Xin vui lòng cho tôi biết thêm", tất cả đều nhằm mục đích tương tác tốt hơn với bên kia.

Người điều hành: Nên tiến hành các cuộc họp riêng với tần suất như thế nào?

Steve: Chúng tôi trò chuyện trực tiếp mỗi ngày, nhưng tôi muốn nói về điều gì đó khác biệt. Cuốn sách tôi viết có tựa đề Vui mừng khi chúng ta gặp nhau: Nghệ thuật và khoa học của những cuộc gặp mặt trực tiếp. Trong bối cảnh này, các cuộc gặp riêng là giữa người quản lý và cấp dưới trực tiếp chứ không phải dành cho người quản lý. Đây là không gian dành riêng cho nhân viên bày tỏ suy nghĩ và ý tưởng của họ, trong khi người quản lý chỉ phản ứng với nội dung của nhân viên. Nghiên cứu cho thấy rằng khi các nhà quản lý tiến hành các cuộc họp trực tiếp này thường xuyên và tập trung vào những thách thức, ý tưởng, mối quan tâm và cơ hội của nhân viên, nhân viên sẽ gắn kết hơn và những tài năng hàng đầu có nhiều khả năng được giữ lại hơn.

Chúng tôi đã điều tra từ hai khía cạnh. Đầu tiên, mọi người được hỏi về tần suất gặp mặt trực tiếp với người quản lý của họ và đại đa số chọn hàng tuần. Sau đó, chúng tôi xem xét mối quan hệ giữa tần suất và sự gắn kết trong công việc và nhận thấy rằng các cuộc gặp riêng hàng tuần hoặc hai tuần một lần mang lại hiệu quả tốt nhất. Các cuộc gặp gỡ hàng tháng thường dẫn đến sự thiếu liên tục trong mối quan hệ và các cuộc thảo luận trở nên nhàm chán và rời rạc.

Người điều hành: Người quản lý nên họp trực tiếp với bao nhiêu người?

Steve: Người quản lý nên có cuộc gặp riêng với từng cấp dưới trực tiếp. Lý tưởng nhất là sẽ không có quá mười báo cáo trực tiếp. Độ dài của các cuộc họp này không quan trọng, điều quan trọng là tính thường xuyên và cuộc họp chất lượng cao kéo dài 20 phút hàng tuần sẽ có tác động tương tự như cuộc họp hàng giờ. Với tư cách là người quản lý, nếu bạn cảm thấy mình không có thời gian cho các cuộc gặp riêng, bạn đang đánh mất tài năng tốt nhất của mình.

Người điều hành: Nếu các cuộc gặp riêng rất quan trọng thì tại sao mọi người vẫn ngần ngại tổ chức chúng?

Steve: Vì mọi người đều bận rộn với việc quản lý thời gian nên họ thường nghĩ xem cuộc họp nào không thể tổ chức được. Một tiêu đề thay thế cho cuốn sách của tôi sẽ là Những cuộc họp không bao giờ nên được thay thế bằng email, bởi vì đó chính xác là những cuộc họp trực tiếp.

Người điều hành: Bạn có thể nói về các cuộc gặp riêng và tầm quan trọng của chúng không?

Steve: Cuộc gặp riêng là những cuộc thảo luận chuyên sâu giữa hai người tham gia, điều này rất quan trọng để xây dựng lòng tin , giải quyết vấn đề và phát triển cá nhân là điều cần thiết. Những cuộc gặp như vậy có thể tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp trực tiếp hơn và cho phép cả hai bên hiểu rõ hơn về nhu cầu và thách thức của nhau. Thông thường, những người đứng đầu phát biểu nhiều nhất trong các cuộc họp nhưng họ không thực sự nắm bắt được những gì đang diễn ra trong cuộc họp. Người lãnh đạo càng có thâm niên thì càng dễ bị cuốn vào những gì họ nói và cho rằng điều đó thật tuyệt vời. Họ cảm thấy rằng càng có nhiều người nói thì trải nghiệm cuộc họp sẽ càng tốt. Vì vậy, họ có thể cảm thấy thành công khi kết thúc cuộc họp nhưng những người tham dự khác có thể không cảm thấy như vậy.

Người điều hành: Hướng dẫn đóng vai trò gì trong vấn đề này?

Steve: Việc kèm cặp hoàn toàn phù hợp với khái niệm gặp mặt trực tiếp, những người cố vấn giỏi thường không có quan điểm cá nhân. chương trình nghị sự; Đó là sự tương tác thực sự với người được cố vấn. Những cuộc gặp trực tiếp này tạo cơ hội để đưa ra hướng dẫn và huấn luyện, nhưng nhân viên mới là người bắt đầu quá trình. Nếu một nhân viên đề cập đến một vấn đề cụ thể, người quản lý có thể đưa ra giải pháp và người cố vấn sẽ hỏi bạn nghĩ vấn đề đó có thể được giải quyết như thế nào?

Người điều hành: Theo bạn, cố vấn nội bộ hay cố vấn bên ngoài thì cái nào tốt hơn?

Steve: Điều đó phụ thuộc vào vai trò cụ thể và mức độ mới của nhân viên đối với tổ chức. Nói chung, đối với một số vị trí cấp cao, cố vấn nội bộ có thể cung cấp thông tin phù hợp hơn, trong khi cố vấn bên ngoài có thể phù hợp hơn trong những trường hợp cụ thể.

Người điều hành: Làm thế nào để kết thúc cuộc họp?

Steve: Mặc dù các cuộc họp kết thúc nhưng chúng thường không có một kết thúc rõ ràng. Những cuộc họp tốt nhất sẽ kết thúc năm hoặc ba phút trước khi kết thúc để kết thúc và thể hiện rõ ràng rằng chúng ta đã thảo luận về vấn đề này.

Các hình thức họp khác nhau

Người điều hành: Tại nền tảng của chúng tôi, chúng tôi sẽ đánh giá buổi học và sẽ có xếp hạng sau buổi học. Đây có phải là một ý tưởng tốt?

Steve: Điều đó tốt, nhưng việc sử dụng dữ liệu cần phải tinh tế hơn. Như tôi đã đề cập trước đó, các nhà lãnh đạo thường nghĩ rằng họ điều hành cuộc họp tốt hơn những người khác, điều này dẫn đến những điểm mù về nhận thức. Khi họ cho rằng cuộc họp đang diễn ra tốt đẹp, họ thường miễn cưỡng thực hiện các thay đổi, vì vậy phản hồi và dữ liệu đặc biệt quan trọng để giúp nâng cao nhận thức.

Người điều hành: Chúng ta có nên họp thường trực không?

Steve: Đôi khi, nhưng không phải luôn luôn. Nghiên cứu cho thấy các cuộc họp thường trực thường chỉ mất một nửa thời gian và mang lại kết quả chất lượng tương tự. Nhưng nếu cuộc họp kéo dài thì không ai muốn đứng suốt thời gian đó. Khi điều khiển cuộc họp, có nhiều lựa chọn, chẳng hạn như giữ im lặng, yêu cầu người tham dự đứng hoặc thảo luận cặp trước khi thảo luận nhóm nhỏ. Ví dụ: hình thức đứng có thể là một lựa chọn cho một cuộc họp nhanh kéo dài 15 phút, nhưng rõ ràng không phải là lựa chọn tốt nhất cho một cuộc họp kéo dài 8 giờ.

Người điều hành: Sự khác biệt giữa họp trực tuyến và họp trực tiếp là gì?

Steve: Trước đại dịch, các cuộc họp ảo thường được đánh giá thấp và mọi người thích giao tiếp trực tiếp hơn . Nhưng thời gian trôi qua, mọi người dần thích nghi hơn với các cuộc họp ảo và hiệu quả dần tăng lên. Các cuộc họp ảo hiện nay có hiệu quả tương đương với các cuộc gặp mặt trực tiếp.

Điều thú vị là các cuộc họp ảo có nhiều tiềm năng hơn ở một khía cạnh nào đó. Vì họp ảo vốn dĩ mang tính dân chủ nên mọi người đều bình đẳng và không có hiệu ứng bàn đầu. Ngoài ra, trò chuyện trực tuyến có thể mang lại nhiều tiếng nói hơn một cách hiệu quả và các plugin để bỏ phiếu ẩn danh và đưa ra sự đồng thuận nhanh chóng cũng giúp các cuộc thảo luận hiệu quả hơn và giảm khả năng bị ảnh hưởng bởi những tiếng nói mạnh mẽ. Vì vậy, họp ảo có nhiều ưu điểm, thậm chí còn vượt trội hơn so với gặp mặt trực tiếp ở một số khía cạnh.

Người điều hành: Bạn nghĩ gì về việc đa nhiệm?

Steve: Thường thì khi mọi người thực hiện nhiều nhiệm vụ trong cuộc họp, họ thực sự đang làm công việc của mình. Hành vi này có thể gây tổn hại đến hiệu quả của cuộc họp nhưng lại có thể có lợi cho tổ chức. Có thể cho rằng, đa nhiệm là triệu chứng của những cuộc họp tồi tệ.

「Liên kết gốc 》